Как вести учет ГСМ по топливным картам?

Предприятия и организации часто сталкиваются с необходимостью приобретения горюче-смазочных материалов. Иногда это бывает настоящей проблемой для бухгалтера. Как грамотно организованный контроль и списание этих затрат? Контроль расхода горючего и списание ГСМ по топливным картам можно проводить несколькими способами, в зависимости от масштаба бизнеса, используемых программных средств.

Компания «ОФПТК» предлагает оформить корпоративные карты для ИП и ООО для заправки автопарка. Мы используем ЭДО для вашего удобства. Вы можете оценить наш личный кабинет и настроить подходящий вам пакет.

Как вести учет с топливными картами

Критериями для выбора методов учета являются следующие параметры: 

• размер автопарка: для небольшого автопарка может быть достаточно создания ручного реестра, для крупного – необходимы специализированные программы;
• бюджет: стоимость программного обеспечения и услуг операторов топливных карт различаются;
• требования к отчетности: чем сложнее отчетность, тем более продвинутые средства необходимо использовать.

Ключевые моменты любого учета – это систематизация и контроль. Ведение реестра ГСМ по топливным картам поможет компании сэкономить средства, улучшить контроль за расходами, повысить эффективность использования автотранспорта. Вот подробное описание различных методов. Следуйте указанным шагам, фиксируйте расходы, чтобы оптимизировать процессы и повысить прибыльность бизнеса.

Ручной учет

Для небольших предприятий можно вести реестр вручную, заносить данные в бумажный журнал по контролю за топливными картами. При ручном виде записей, следует хранить чеки с каждой заправки – это подтверждающие документы. Нумерация чеков, сопоставление с записями в журнале минимизируют вероятность ошибок. В конце месяца суммируйте данные из журнала, рассчитайте расход по виду топлива и каждому автомобилю. Как учитывать топливные карты? Для точного контроля расхода топлива, эмитент предоставляет предприятию документы, в том числе накладные, счет-фактуры, отчет по полученным ГСМ, акт-сверки ежемесячно или раз в квартал. Это поможет вам сделать необходимые проводки.

Недостатки ручного учета –- занимает много времени, подвержен ошибкам, затрудняет анализ. Не подходит для больших объемов операций.

Учет с помощью ЭДО

Наиболее удобный способ проводить списания бензина по топливным картам - с помощью электронного документооборота. 

Учет топливных карт с использованием электронного документооборота (ЭДО) позволяет значительно упростить и автоматизировать процессы управления расходами на топливо для организаций, особенно тех, которые имеют большой автопарк.

Преимущества использования ЭДО при учете топливных карт:

• Автоматизация. Снижение ошибок и человеческого фактора за счет автоматической обработки данных о заправках и транзакциях по топливным картам.
• Сокращение времени на обработку документов. Быстрое получение отчетов от поставщиков топлива через электронные каналы связи вместо бумажного документооборота.
• Прозрачность операций. Легкий доступ к информации о каждой заправке, что помогает контролировать расходы и выявлять возможные злоупотребления.
• Интеграция с бухгалтерскими системами. Возможность интеграции системы ЭДО с учетными программами компании, такими как 1С, для автоматического отражения расходов на топливо в бухгалтерии.
• Оптимизация налогообложения. Автоматическое формирование налоговых документов и их отправка в налоговые органы упрощают процесс отчетности перед государством. Плюс обеспечен возврат НДС.
• Повышение безопасности. Электронные документы защищены цифровыми подписями, а это минимизирует риск подделки или утраты важных финансовых данных.
• Сокращение затрат на бумагу, почтовые услуги и хранение архивов благодаря переходу на электронный формат документации.

Необходимо постоянно анализировать расходы. Для правильной организации контроля списаний по топливным картам необходимо провести обучение персонала.

В любом случае, независимо от выбранного метода, важно обеспечить хранение первичной документации (чеков, выписок) в течение срока, установленного законодательством.

Как вести учет топливных карт от «ОФПТК»

Для удобства наших клиентов, имеющих на своем балансе топливные карты разработан такой сервис как «Личный кабинет», позволяющий производить учет, а также формировать различные типы отчетов. Вся документация в электронном документообороте отражается в личном кабинете пользователя. 

ЭДО помогает бухгалтерии в вопросе как учесть топливные карты и оформить проводки. ОФПТК предоставляет клиентам личный кабинет, где удобно учитывать, управлять топливными картами: регулировать расходы, получать информацию в режиме реального времени (на какой заправке, количество и вид топлива, на которое израсходованы средства).

В случае возникновения вопросов к заполнению форм, обращайтесь к операторам. Личный кабинет позволяет управлять расходами в online-режиме 24 часа в сутки.

Как это работает?

Заключается договор с поставщиком топливных карт. В договоре прописываются условия их использования и порядок обмена электронными документами. Топливные карты привязаны к конкретному сотруднику, что облегчает контроль над расходованием средств.

При использовании топливной карты данные о транзакции автоматически отправляются поставщику. Поставщик формирует электронный документ (например, акт выполненных работ или счет-фактуру), подписывает его электронной подписью и отправляет заказчику через систему ЭДО.

Заказчик получает документы в электронном виде, проверяет их корректность и утверждает. Все операции фиксируются в системе ЭДО. На основании полученных электронных документов формируется отчетность, которая используется для анализа расходов на топливо, планирования бюджета и других целей.

Безналичный способ оплаты горючего по топливным картам очень удобен, за короткое время налаживается контроль расхода ГСМ, это дает экономию при покупке бензина, дизельного топлива. Теперь вы знаете, как списать расходы по топливным картам без лишней головной боли и избежав ошибок.